실제로 24년부터 조금씩 자동화에 대한 이야기나 업무에 적용하는 회사들이 조금씩 생겨나기 시작했던거 같습니다. 하지만 이때 당시만하더라도 이렇게 급부상할줄은 몰랐죠. 오류가 많다던가, 어딘가 부조화스러운느낌이 많았으니까요, 25년이후부터 급속도로 발전한 이 ai시장에서 솔직히 말씀드리면 “AI로 업무 자동화”라는 말이 거창하게 들렸습니다. 개발자나 IT 전문가들만 할 수 있는 거 아닐까 생각했거든요. 그런데 막상 써보니 코딩 한 줄 몰라도 충분히 업무 자동화가 가능했습니다. 이제는 예전과 같은 허접한 ai가 아니구나..하는 느낌이었습니다. 오늘은 제가 실제로 써보면서 효과를 느꼈던 AI 업무 자동화 방법 5가지를 정리해드리겠습니다.
1. 이메일 자동 작성 (ChatGPT 활용을 추천!)
업무에서 이메일을 쓰는 데 생각보다 많은 시간이 걸립니다. 특히 정중하게 거절하거나 복잡한 내용을 전달할 때 문장 하나하나 고민하게 되죠. ChatGPT에 상황을 설명하고 이메일 초안을 요청하면 30초 안에 완성도 높은 이메일이 나옵니다. (얼굴도 보지 않는 업무중에 하나이기 때문에 정중한 거절이나, 매너있는 요청은 상호간에 필수죠?)
사용 방법은 간단합니다. ChatGPT에 “OO 거래처에 납기일 연장을 정중하게 요청하는 이메일 써줘” 라고 입력하면 바로 초안이 나옵니다. 이후 본인 상황에 맞게 조금만 수정하면 완성입니다. 저는 이 방법으로 이메일 작성 시간을 절반 이하로 줄였습니다.
2. 문서 요약 자동화 (Claude 활용을 추천!)
긴 보고서나 계약서를 처음부터 끝까지 읽는 건 시간이 많이 걸립니다. Claude에 문서를 붙여넣고 “핵심 내용만 5줄로 요약해줘” 라고 하면 빠르게 핵심을 파악할 수 있습니다. 실제로 저는 회의전이나 자유토론 업무시간에 정말 유용하게 활용하고 있습니다. 만족도 200% 보장합니다.
PDF 파일을 직접 업로드해서 분석하는 것도 가능합니다. 저는 긴 계약서나 제안서를 검토할 때 Claude를 활용하고 있는데, 전체를 읽는 시간의 10분의 1로 핵심을 파악할 수 있어서 업무 효율이 크게 올라갔습니다. 계약에 대한 조율간에는 이만한것도 없다는게 제 결론 입니다!
3. 반복 작업 자동화 (Make + AI 활용!)
Make(구 Integromat)는 코딩 없이 다양한 앱을 연결해서 자동화할 수 있는 서비스입니다. 예를 들어 이런 자동화가 가능합니다. 메이크는 솔직히 초보자가 사용할 수있는 영역은 아니라고 개인적으로 생각합니다. 연결되는 방식이나, api추가 등등.. 세팅까지 손이 많이가기 때문입니다. 완벽하게 세팅만되어있다면야..더 이상 말 할 필요는 없다고 생각합니다. ㅎㅎ
- 구글 폼 응답이 오면 → 자동으로 이메일 발송
- 특정 키워드 뉴스가 나오면 → 슬랙으로 알림
- 새 주문이 들어오면 → 구글 시트에 자동 기록
AI와 연결하면 더욱 강력해집니다. 예를 들어 고객 문의가 오면 ChatGPT가 자동으로 답변 초안을 작성해서 이메일로 보내주는 것도 가능합니다.
4. 데이터 정리 자동화 (ChatGPT 활용추천!)
엑셀이나 구글 시트에서 데이터를 정리하는 작업도 AI로 빠르게 할 수 있습니다. 복잡한 함수를 몰라도 ChatGPT에 “A열에 있는 이름과 B열에 있는 점수를 높은 순으로 정렬하는 엑셀 수식 알려줘” 라고 물어보면 바로 수식을 알려줍니다. 개인적으로 chatgpt야 말로 이과형 두뇌를 가진 ai다 라고 생각합니다. 수치적인 데이터 분석은 정말 깔끔하게 뽑아내는것에 특화되어 있다는 것을 업무간에 엑셀 자료 통계분석시 많이 느끼고 있습니다.
저는 매달 반복적으로 하던 데이터 정리 작업을 ChatGPT가 알려준 수식으로 자동화해서 매달 2~3시간씩 절약하고 있습니다. (쉴틈없이 부지런히 하면 하루치 일을 당기는 경우도 다반사라고 확신합니다..)
5. 콘텐츠 아이디어 자동화 (Perplexity 활용추천!)
블로그, SNS, 유튜브 콘텐츠를 꾸준히 만들려면 아이디어가 계속 필요합니다. Perplexity AI에 “요즘 IT 트렌드 중 블로그 글로 쓰기 좋은 주제 10개 추천해줘” 라고 하면 최신 트렌드를 반영한 아이디어를 바로 얻을 수 있습니다.
저는 한 달치 콘텐츠 주제를 한 번에 뽑을 때 이 방법을 활용하고 있습니다. 덕분에 “오늘 뭐 쓰지?” 라는 고민을 거의 안 하게 됐습니다. 글쓰는거야 익어서 나만에 패턴대로 작성한다 치지만 사실 제일 시간이 많이 들어가는게 주제선정이고, 그거에 따라 결과가 많이 달라지기 때문에 정말인지 쉽고 편리하다고 개인적으로 생각합니다.
결론
AI 업무 자동화는 개발자만의 영역이 아닙니다. 위에 소개한 5가지 방법은 모두 코딩 없이 바로 적용할 수 있습니다. 처음에는 하나씩 시도해보고 본인 업무에 맞는 방법을 찾아보세요. 작은 자동화 하나가 하루 1~2시간을 아껴줄 수 있습니다. 회사에서 아무도 모르는 나만에 시간을 가질 수있다는 만족감을 느껴보시기 바랍니다. 회사생활의 퀄리티가 올라갑니다.