개인적으로 AI프로그램을 공부라고 표현하는게 맞는건지..자기개발이라고 표현해야 할지는 모르겠습니다만, 분명한건 하나씩 알아갈 수록 업무에 효율성을 높아져만 가고 있습니다. 뒤에 앉아있는 우리 부장님은 이제 그런거 알아서 뭐하냐는 식에 무관심을 보이지만, 본인만에 생각일뿐, 실무자들에게서는 이제 없어서는 안될 소중한 프로그램들 입니다. 그래서 오늘은 업무에서 활용하기 좋은 AI라는 주제로 글을 작성해 봅니다. “AI 쓰면 업무가 편해진다”는 말은 많이 들었는데 막상 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다는 분들 많으시죠? 저도 처음엔 그랬습니다. ChatGPT 깔아놓고 뭘 물어봐야 할지 몰라서 그냥 “오늘 날씨 어때?”, “오늘에 운세!”, “사주풀이!” 정도만 물어봤던 기억이 나네요.ㅋㅋ 근데 이제는 하루 업무 중에 AI 안 쓰는 날이 거의 없을 정도로 활용하고 있습니다. 오늘은 제가 실제 업무에서 쓰고 있는 방법들만 골라서 알려드릴게요.
1. 회의록 정리
1달로보면, 회사에서 회의라는게 일보, 주보, 월보, 기타 등등.. 몇개인지도 모르겠습니다. 그 많은 회의들..끝나고 회의록 정리하는 거 은근히 시간 잡아먹습니다. 일이라고하기엔 잡일같고, 잘한다고 실적에 넣어준느것도아니고, 안하거나 못하면 욕먹고 평가점수만 까먹는 애물단지라고 저는 표현하고 싶습니다.. 저는 요즘 회의 내용을 간단하게 메모해두고 ChatGPT한테 정리를 맡깁니다.
실제 제가 사용하는 멘트 입니다.
“아래 회의 내용을 안건, 결정사항, 담당자, 다음 액션으로 깔끔하게 정리해줘”
그 아래에 메모한 내용을 붙여넣으면 깔끔한 회의록이 완성됩니다. 30분 걸리던 회의록 정리가 5분으로 줄었습니다. 야르~~ 고민하지 마시고 바로 적용해서 훌륭한 인재? 로 거듭나 보시기 바랍니다.
2. 보고서 초안 작성
저는 보고서 작성할때에도 유용하게 사용하고 있습니다. 갑자기 불러대서 보고서하나 작성해와! 여기까진 좋습니다. 그런데.. 3시에 불러놓고 퇴근전까지야! 라고하는 얄미운 상사.. 사실 보고서 쓰는 게 제일 막막합니다. 어디서, 어떻게 시작할지.. 특히 첫 문장 시작이 어렵잖아요? 저는 보고서 쓸 때 ChatGPT한테 초안부터 받고 시작합니다. ㅋ 실제 제가 사용하는 멘트 입니다. GPT에게 전달한 나에 팩트만 요약하면 거의 완벽하다고 저는 생각합니다. 부하직원 2~3이상에 몫은 요즘 GPT가 해주는 듯 합니다..
“3분기 마케팅 성과 보고서 초안 써줘. 주요 내용은 SNS 광고 클릭율 20% 상승, 전환율 15% 상승, 예산 대비 ROI 개선이야.”
이렇게 핵심 수치만 넣어주면 보고서 형식으로 초안을 잡아주게 됩니다. 거기서 수치랑 세부 내용만 맞게 수정하면 됩니다. 처음부터 쓰는 것보다 훨씬 빠르고, 간편합니다. 그리고 어줍짢은 윗상사에게 까일 염려도 없거니와, 솔직히 까여도 또 다시 뽑아내서 2~3번 왔다갔다하면 그냥 통과입니다.
3. 고객사 응대 문구 작성
일이야 내가하는일이 있고, 내부 업무가 있고, 외부 업무가 있죠.. 내부 업무도 외부 업무도 아닌 것중에 하나라고 생각하는게 고객사 응대 입니다. 그것도 비대면 응대죠..응대라는 표현이 맞을지는 모르겠는데 딱히 이 단어 말고 표현이 떠오르는 것도 없습니다..잘해도 표도안나고 못하면 핀잔만 듣기 쉽상입니다. 그 중에서도 고객사한테 보내는 문자나 이메일 문구가 항상 고민이었습니다. 너무 딱딱하면 차갑게 느껴지고, 너무 가볍게 쓰면 또 프로답지 않아 보이고요. 그래서 이 고민 또한 저는 ChatGPT한테 상황을 설명하고 문구를 받습니다.ㅋㅋ
“배송이 3일 지연됐는데 고객한테 사과 문자 써줘. 정중하면서도 너무 딱딱하지 않게, 2~3문장으로.”
상황만 설명하면 톤에 맞는 문구를 바로 뽑아줍니다. 여러 버전 달라고 해서 제일 마음에 드는 걸 쓰면 됩니다. 처음에는 신기해서 몇 문장씩 뽑아썻는데, 이제는 그냥 뽑고 확인만해서 바로 써먹습니다. 거의 6개월 가까이 사용하고 있는데 한 번도 문제가 됐던적이? 결코 없습니다!!
4. 데이터 분석 및 해석
그 외에도 데이터 분석인데, 타 부서에서 자료만 딸랑 하나 엑셀 파일로 보내놓고 담당자는 연락이 안됩니다. 회의시간은 임박해오고 자료준비는 다됏냐는 상사의 쪼임..숨막히기 그지 없습니다. ㅡ.ㅡ; 엑셀 데이터 보면서 “이게 뭘 의미하는 건지” 도무지 알 수가 없을 때가 있습니다. 독단적인 판단으로 진행했다가는 어?이게 아닌데요 한마디에 저에 인사고가는 강건너로 가버리게 되구요..그래서 저는 숫자는 보이는데 인사이트를 뽑기가 쉽지 않을 때 ChatGPT한테 물어봅니다.
데이터를 복사해서 붙여넣고 “이 데이터에서 눈에 띄는 패턴이나 인사이트를 뽑아줘” 라고 하면 됩니다. 물론 AI가 틀릴 수도 있으니까 참고용으로 쓰되, 방향 잡는 데 꽤 도움이 됩니다.
5. 아이디어 브레인스토밍
보통 회사라는게 그렇습니다. 다들 각자 아이디어 짜서 내일 아침까지 내 책사엥 올려놔! 라고 퇴근하는게 보통 직장 상사의 덕목. 밑에 실무자는 죽어납니다.. AI 처음에나 어색했지 이제 사용하면 할 수록 자신감이 생깁니다. 혼자 아이디어 짜내는 거 한계가 있잖아요.. 그래서 저는 새로운 기획이 필요할 때 ChatGPT랑 브레인스토밍을 합니다.
“내년 상반기 신제품 런칭 이벤트 아이디어 10개 줘. 예산은 크지 않고 온라인 중심으로.”
이렇게 조건을 주면 다양한 아이디어를 쏟아줘요. 물론 다 쓸 만한 건 아니지만 그중에서 건질 만한 아이디어 1~2개는 꼭 나옵니다. 혼자 머리 싸매는 것보다 훨씬 빠르게 방향을 잡을 수 있습니다. 아주 훌륭한 방법이죠. 상사는 모르게 합니다. 알면 더 시킬게 뻔하니까요 ㅎㅎ
마무리
AI를 업무에 쓰는 게 거창한 게 아니에요. 오늘 소개한 것들 전부 ChatGPT 하나로 다 됩니다. 처음엔 회의록 정리 하나만 써보시기 바랍니다. 접근이 쉬워야지 할 맛도 나는거고 그래야 내가 필요한거에 하나씩 집중있게 접근이 가능하니까요. 그것만 해도 “이게 되네?” 싶을 거예요. 익숙해지면 자연스럽게 다른 업무에도 적용하게 됩니다. AI는 내 일을 빼앗는 게 아니라 내가 더 중요한 일에 집중할 수 있게 도와주는 도구입니다. 아니 그야 말로 어줍짢은 부하직원 1~2에 몫을 해내는 업무 파트너 입니다!!