앞서 Make 자동화 관련 글을 봐주신 분들이 “Zapier는 뭐가 달라요?”라고 많이 물어보셨어요. 솔직히 말씀드리면, Make랑 Zapier는 거의 똑같은 툴입니다. 둘 다 “코딩 없이 앱끼리 연결해서 자동화하는 도구”라는 점에서요. 다만 차이가 있어요. 저는 두 개 다 써봤는데, 지금은 Zapier만 쓰고 있습니다. 이유는 하나, 문서화와 사용자 커뮤니티가 압도적이기 때문입니다. 뭔가 막히면 구글 검색 한 번으로 답이 나와요. Make는 자료가 부족해서 저는 자꾸 삽질하게 되더라고요.
오늘은 제가 실제로 매일 돌리고 있는 Zapier 자동화 3가지를 공유합니다. 초보자분들이 그대로 따라 만들 수 있도록 단계별로 설명할게요.
Zapier가 뭔지 20초 설명
“A앱에 X가 일어나면, B앱에 Y를 해라”를 클릭 몇 번으로 설정하는 서비스입니다. 예를 들어 “지메일에 ‘견적’이 포함된 메일이 오면, 슬랙으로 나한테 알림 보내기” 같은 것. 이런 자동화 단위 하나를 Zap(잽) 이라고 부릅니다.
Zapier vs Make, 다시 한번 정리하면
둘 다 코딩 없이 앱을 연결하는 자동화 도구라는 점은 같지만, 실제로 써보면 성격이 좀 다릅니다. Zapier는 “이 앱에서 이 일이 생기면, 저 앱에서 이 일을 해라”는 선형적인 설정 방식이라 배우기 쉽고, 무엇보다 문서와 커뮤니티가 압도적으로 많아서 막힐 때 검색만 하면 대부분 답이 나옵니다. Make는 워크플로우를 시각적으로 그리는 방식이라 복잡한 분기 로직을 만들 때는 오히려 더 직관적일 수 있는데, 자료가 부족해서 저는 막힐 때마다 시행착오를 더 많이 겪었습니다. 결론적으로 “빨리 배워서 바로 써먹고 싶다”면 Zapier, “복잡한 분기가 많은 자동화를 시각적으로 설계하고 싶다”면 Make 쪽이 더 맞는다고 느꼈습니다.
요금 체계
- 무료: 월 100회 작동 + Zap 5개까지
- 프로: 월 19.99달러, 월 750회 + Zap 무제한
- 팀: 월 69달러~
처음엔 무료로 충분합니다. 자동화 몇 개가 생활에 도움 되는지 확인하고 나서 유료 갈지 말지 결정하세요.
무료 플랜만으로 어디까지 가능할까
실제로 제가 처음 세 달 정도는 무료 플랜만으로 버텼습니다. 지메일 첨부파일 백업, 유튜브 좋아요 정리, 폼 응답 알림까지 세 가지를 다 무료 플랜 안에서 돌렸는데, 월 100회 작동 한도 안에서 충분히 해결됐습니다. 다만 자동화 개수가 늘어나거나, 트리거가 자주 발생하는 자동화(예: 실시간 알림성 자동화)를 추가하면 금방 한도를 채우게 됩니다. 저는 실제로 네 번째 자동화를 추가하려다 한도 초과 알림을 받고 나서야 유료 전환을 진지하게 고민했습니다.
지메일에 첨부된 파일을 구글 드라이브에 자동 백업
이건 제가 프리랜서분들한테 자료 주고받을 때 거의 필수로 쓰는 자동화입니다. 거래처에서 보낸 첨부 파일이 자동으로 구글 드라이브 특정 폴더에 쌓이게 만드는 거예요.
설정 순서
- Zapier 로그인 후 “+ Create Zap” 클릭
- Trigger(트리거) 앱: Gmail 선택 → Event: “New Attachment” 선택
- Gmail 계정 연결
- 조건 설정: 특정 라벨이나 발신자에 국한하고 싶으면 여기서 지정. 예를 들어
from:client@example.com처럼 필터를 걸 수 있어요 - Action(액션) 앱: Google Drive 선택 → Event: “Upload File” 선택
- 업로드할 폴더 지정 (예: “/Work/거래처자료/”)
- File 필드에 앞 단계에서 받아온 첨부파일 선택
- 파일 이름도 맞춤 설정 가능 (“2026-04-20_거래처이름_원래파일명”처럼)
- Test → 성공하면 Publish
저는 이렇게 응용했어요
- “@clientname” 태그가 붙은 메일은 클라이언트별 폴더로 분류
- 압축파일(zip)은 따로 “압축파일 보관함” 폴더로
- 영수증 스캔 파일은 “경리/영수증/2026년” 폴더로 자동 이동
설정만 한 번 해두면 손 안 대도 수백 개 파일이 알아서 정리됩니다.
유튜브 좋아요 영상을 노션에 자동으로 목록 만들기
제가 공부용 유튜브 영상을 나중에 다시 보려고 좋아요를 누르는데, 좋아요 개수가 몇천 개가 되니까 찾기가 어려워졌어요. 그래서 좋아요 누른 영상이 자동으로 노션 데이터베이스에 기록되도록 자동화했습니다.
설정 순서
- 노션에 “학습 영상” 데이터베이스 미리 만들기 (컬럼: 제목, URL, 채널, 날짜, 카테고리)
- Zapier에서 새 Zap 만들기
- Trigger: YouTube → Event: “New Liked Video”
- YouTube 계정 연결
- Action: Notion → Event: “Create Database Item”
- 노션 연결 후, 위에서 만든 “학습 영상” DB 선택
- 각 필드에 YouTube에서 받아온 데이터 매핑
- 제목 → Video Title
- URL → Video URL
- 채널 → Channel Name
- 날짜 → Liked Date
- 카테고리 → 공란 (나중에 내가 직접 분류)
이렇게 해두면 좋아요 누를 때마다 노션에 자동으로 저장됩니다. 주말에 시간 나면 카테고리만 채워넣으면 되니 관리가 훨씬 수월해요.
폼 응답이 오면 슬랙 + 이메일 알림 동시에
이건 소상공인 사장님들한테 특히 유용한 자동화예요. 저는 이전에 작은 온라인 강의 판매를 했었는데, 구글 폼으로 수강 신청을 받고 있었거든요. 신청이 들어올 때마다 수동으로 이메일 보내고 슬랙에 공유하느라 진이 빠졌었어요. 이걸 자동화하고 나서는 시간을 진짜 많이 아꼈습니다.
설정 순서
- 새 Zap → Trigger: Google Forms → Event: “New Form Response”
- 폼 선택
- 첫 번째 Action: Slack → Event: “Send Channel Message”
- 채널 선택하고 메시지 템플릿 작성
📬 새 수강신청!이름: {응답자 이름}이메일: {응답자 이메일}강의: {선택한 강의}문의사항: {문의 내용} - 두 번째 Action 추가 (+ 버튼 클릭): Gmail → Event: “Send Email”
- 받는 사람: 응답자의 이메일 주소
- 제목: “[강의명] 수강신청 접수 확인”
- 본문: 환영 메시지 + 다음 절차 안내
하나의 Zap 안에 여러 Action을 쌓을 수 있어요. 이게 Zapier의 강점입니다. “한 번의 트리거로 여러 작업을 동시에” 시키는 구조가 깔끔합니다.
세 가지로 실제 아낀 시간
세 가지를 다 돌리고 난 뒤 대략 계산해봤습니다. 지메일 첨부파일 백업은 원래 매일 5~10분씩 파일을 옮기던 작업이었는데, 자동화 이후로는 이 시간이 통째로 사라졌습니다. 유튜브 좋아요 정리는 원래 하지도 못하던 일이라 “시간을 아꼈다”기보다는 “포기했던 정리를 하게 됐다”는 게 더 정확한 표현이고요. 폼 응답 알림 자동화는 온라인 강의를 운영하던 시기에 하루 평균 20~30분씩 들던 수작업을 없애줬습니다. 세 가지를 합치면 일주일에 3~4시간 정도는 확실히 아꼈다고 느낍니다.
만들 때 주의할 점
1. 무한 루프 조심
예를 들어 “Gmail에 메일 오면 자동 답장 보내기”를 설정했는데, 그 답장이 다시 내 Gmail로 돌아온다면? 무한 반복이 됩니다. 실제로 이걸로 몇 시간 만에 무료 사용량 100회를 다 소진한 분을 봤어요. 필터를 꼭 잘 걸어주세요.
2. 테스트 꼼꼼히
Zapier에는 “Test” 버튼이 있습니다. 반드시 실제 데이터로 테스트해보고 퍼블리시하세요. 안 그러면 잘못된 데이터가 계속 누적될 수 있어요.
3. 에러 알림 설정
Zap이 에러 나면 Zapier가 이메일로 알려주는 기능이 있습니다. 설정 → Notifications에서 꼭 켜두세요. 그리고 Zap History에서 실패 기록을 주기적으로 봐야 합니다.
4. 공짜로 여러 개 만들고 싶으면
무료는 Zap 5개 제한이지만, 하나의 Zap에 여러 Action을 묶을 수 있어요. 즉 5개의 Zap이 5개 트리거이지, 5개 작업만 할 수 있다는 뜻은 아닙니다. 잘 설계하면 무료로도 꽤 많은 자동화가 가능합니다.
자주 겪는 오류와 대처법
Trigger가 새 데이터를 못 잡는 경우
Zapier는 트리거 앱을 폴링(주기적으로 확인)하는 방식이라, 무료 플랜에서는 확인 주기가 15분 정도로 느릴 수 있습니다. “왜 자동화가 바로 안 되지?”라고 느껴진다면 이 폴링 주기 때문일 가능성이 높습니다. 급한 자동화라면 유료 플랜의 더 짧은 폴링 주기를 고려해야 합니다.
연결된 계정이 자꾸 끊기는 경우
Gmail이나 구글 드라이브 같은 구글 서비스는 보안 정책상 일정 기간마다 재인증을 요구하는 경우가 있습니다. Zap이 갑자기 멈췄다면 앱스(Apps) 메뉴에서 연결 상태를 확인하고 재연결해주면 대부분 해결됩니다.
Action은 실행됐는데 결과가 이상한 경우
필드 매핑이 잘못된 경우가 대부분입니다. Zap History에서 실제로 어떤 데이터가 어떤 필드에 들어갔는지 확인할 수 있는데, 처음 설정할 때 Test 단계에서 이 부분을 꼼꼼히 봐야 나중에 골치 아플 일이 줄어듭니다.
이런 자동화도 응용해볼 수 있어요
소개해드린 세 가지 패턴을 응용하면 이런 것도 가능합니다.
- 캘린더에 새 일정이 등록되면 관련 자료를 자동으로 슬랙 채널에 공유
- 트위터(X)에서 특정 키워드가 언급되면 스프레드시트에 자동 기록
- 인스타그램에 새 게시물을 올리면 페이스북에 자동으로 동시 게시
- 새 고객이 CRM에 등록되면 환영 이메일과 온보딩 문서를 자동 발송
- 매주 월요일 아침에 지난주 매출 스프레드시트를 요약해서 이메일로 발송
어떤 자동화부터 만들면 좋을까
자동화를 처음 만드신다면, 저는 “가장 자주 반복하지만 가장 단순한 작업”부터 시작하는 걸 추천합니다. 복잡한 자동화일수록 처음부터 만들면 어디서 잘못됐는지 찾기 어렵습니다. 예를 들어 지금 소개한 세 가지 중에서도 “지메일 첨부파일 백업”이 가장 간단한 구조라 처음 시작하기에 좋습니다. 하나를 성공적으로 만들어보면 나머지는 같은 원리를 응용하는 것뿐이라 훨씬 수월해집니다.
자주 묻는 질문
Zap이 실패하면 이미 처리된 데이터는 어떻게 되나요?
실패한 실행 건은 Zap History에 기록으로 남고, 이후 데이터에는 영향을 주지 않습니다. 다만 실패 원인을 해결하지 않으면 같은 문제가 반복될 수 있으니, 실패 알림이 오면 바로 확인하는 습관이 중요합니다.
여러 Zap이 동시에 실행되면 순서가 꼬이지 않나요?
서로 다른 Zap은 독립적으로 실행되기 때문에 순서가 섞이지 않습니다. 다만 하나의 Zap 안에 여러 Action을 쌓아둔 경우에는 위에서 아래 순서대로 순차 실행됩니다.
회사 계정과 개인 계정을 동시에 연결해서 써도 되나요?
가능합니다. 각 Zap마다 어떤 계정을 쓸지 따로 지정할 수 있어서, 회사 지메일과 개인 지메일을 각각 다른 Zap에 연결해서 동시에 운영할 수 있습니다.
무료 플랜 Zap 5개로는 금방 부족해질 것 같은데 어떻게 하나요?
하나의 Zap 안에 여러 Action을 쌓을 수 있다는 점을 최대한 활용하시면 됩니다. 트리거 하나로 여러 작업을 동시에 처리하도록 설계하면, 5개의 Zap만으로도 꽤 많은 자동화를 커버할 수 있습니다. 그래도 부족하면 정말 자주 쓰는 자동화 위주로 유료 전환을 고려하는 게 좋습니다.
Make로 이미 만들어둔 자동화를 Zapier로 옮길 수 있나요?
자동으로 옮겨지지는 않습니다. Make의 시나리오가 어떤 앱과 조건으로 구성되어 있는지 확인한 뒤, Zapier에서 트리거-액션 구조로 다시 만들어야 합니다. 다만 개념이 비슷해서 재구성 자체는 어렵지 않습니다.
Zapier와 비슷한 다른 도구도 있나요?
Make 외에도 완전 무료로 쓸 수 있는 구글 앱스 스크립트나, 직접 서버에 설치하는 n8n 같은 대안도 있습니다. 구글 서비스 안에서만 자동화가 필요하다면 앱스 스크립트가 비용 면에서 유리하고, 자동화 횟수가 매우 많거나 데이터를 외부에 보내고 싶지 않다면 n8n 셀프호스팅도 좋은 대안입니다. 다만 둘 다 Zapier보다 초기 진입장벽이 있어서, 처음 자동화를 시작하는 단계라면 역시 Zapier로 감을 먼저 잡는 걸 추천합니다.
자동화를 처음 시작하시면 “뭘 자동화하지?”부터 막막하실 거예요. 제 조언은 “내가 매일 하는 같은 작업이 뭐지?”에서 출발하는 겁니다. 매일 같은 이메일 쓰기, 같은 파일 옮기기, 같은 체크하기 — 이런 반복 작업을 하나씩 자동화하면 일주일에 몇 시간씩 남습니다.